可复制的表单与话术

一、先选适用工具，不要把所有教育业务放进同一张表

本章提供普通补习、艺术兴趣、成人培训、企业培训与适用受监管课程可以据实际调整的工作记录。先写课程性质、学生年龄、付款人、教学地点、交付方式、颁发什么及所需监管安排，再选择工具。RTO、CRICOS、高等教育或其他特殊服务的法定材料与程序，应另按实际要求使用，这里的经营表不替代官方文件。

每张内部表写负责人、版本、资料来源、更新日期、批准权限与未解决事项。金额和人数示例都是教学假设，不代表收费、工资或获批标准。除特别说明，损益分析使用不含可抵扣GST的口径，现金按实际收付款；教育项目是否GST-free需逐类核实。工具应帮助作出决定和追踪结果，不是为了把所有空格填满。

二、一页业务定义表：先说明学生到底购买什么

字段包括学习者、付款人与决策者、起点、目标、课程周期、授课方式、包含与不包含的支持、成果证据、收费和退款说明。不要只写“名师提分”或“全能培训”，应让一个首次接触的人知道课程怎样进行及适合谁。对考试、就业或资格结果的陈述，需要与实际能力和证据一致。

示例可以写：“为已有基础但阅读理解困难的某年龄段学生，提供八周小组训练，每周一次，包含入班观察、练习和两次反馈。”然后列待验证问题：家长最关心什么，学生时间是否适合，老师每周需要多少准备。验证后更新定义，而不是为了广告好看不断扩大承诺，却不增加交付资源。

三、课程地图：把目标连到每一次教学

表格每行是一项学习目标，列起点证据、教学活动、练习、评估方式、材料、预计时间和学生支持。目标应具体到可以观察的行为，不把“更优秀”“更自信”作为唯一可验证结果。普通补习的内部反馈与受监管资格评估不同，后者要按适用训练与评估要求建立完整证据。

教师实际使用后记录时间是否足够、哪些材料不清楚、哪些学生需要不同支持。定期版本更新，不把课程地图锁成永不改变的宣传文件。

四、入班评估记录：判断适配，不给学生随意贴标签

记录学生希望解决的问题、已有经历、当前表现、可参加时间和需要的支持，说明收集资料的目的与访问范围。评估应与课程相关，避免收集不必要的家庭、健康或身份细节。工作人员不具备诊断资格时，不因一次短测就给学生贴上医疗或心理标签。

输出应是适合的课程建议、需要进一步了解的事项、暂不适合的原因与可讨论方案。保留学生或适当联系人对目标的确认。试听未报名时，区分时间、费用、课程不适合与服务体验问题，用于改进；不要把所有拒绝都归因于销售人员没有说服力，更不能向不适合的人承诺无法交付的结果。

五、招生咨询与试听表：每一步都有下一行动

字段包括咨询日期、渠道、课程意向、联系许可、已问问题、是否适配、预约、出席、决定、下一行动和负责人。只记录完成业务所必要的信息，并尊重营销拒收。实际付费与口头感兴趣分开，试听取消、缺席和课程不适配分别统计，避免将所有咨询视为未来收入。

示例80个咨询，50个完成有效沟通，25个预约试听，20个实际出席，8个报名。咨询到付费率10%，试听预约出席率80%，实际试听到付费率40%。三个数反映不同问题。若完整招生投入1,600元，按8名新增学生计算成本200元；结果还需结合后续退款、续报和贡献判断，不能只为提高转化率放松适配标准。

六、学期班级预算：完整教师时间比课时更重要

每班记录学期周数、每周课程、每次时长、教师课堂与备课批改、支持人员、场地、材料、平台、招生和合理分摊。教师预算使用符合实际雇佣义务的完整成本，示例成本不能替代Award或合同判断。收入按真实付费人数、折扣和预计退款填写，不用教室最大座位数作为默认满班预测。

示例十周课程，每周两小时，课堂二十小时，备课及批改十小时，共三十小时，预算全部教师成本每小时60元为1,800元；场地500元、行政与招生400元、每名学生材料40元。若八人各付600元，收入4,800元，总示例成本3,020元，班级贡献1,780元，尚须覆盖未包含的机构固定费用及其他成本。

七、最低开班人数与容量表

沿用上一例，班级固定支出1,800＋500＋400＝2,700元，每名学生600－40＝560元贡献，覆盖班级支出需向上取整2,700÷560，即五人。若再计本期分配的机构固定费用1,000元，总计3,700元，需要七人。把这两个数字分开标示，五人只是本例班级直接保本，不是整个机构已经赚钱。

另列教学适当人数、场地允许人数、教师与支持容量及最低可行人数，取可合法且合理交付的范围。若保本所需人数超过课程可行容量，应改定价或成本，而不是挤进更多学生。招生截止、未达最低人数时的通知与选择应事先准确说明，并依法处理已收款，不能开班前一晚让家长自行承担后果。

八、教师岗位与成本判断表

岗位表写实际教学内容、学生年龄、资格、工作环境、课堂以外任务、工作时间和报告关系，再判断适用Award、协议或其他规则。职位叫老师、导师或培训师不自动决定覆盖，Fair Work的现行说明亦提示部分社区和成人教育范围仍在复核，应保留判断日期和依据。官方核查：教师、培训师和导师覆盖 ↗。

成本表应包括适用工资、super、假期或casual相关待遇、必要培训、保险及其他雇主支出，并区分付款时间与费用。不要只用老师发来的ABN发票就假设没有雇佣或其他义务。复杂边界及时寻求帮助，员工合同、工资系统与实际工作保持一致。

九、排课与教师负荷表

每周横向列时间，纵向列老师、教室和课程，标出准备、批改、沟通、休息、行政与可用时间。两节课之间如果需要搬设备、接送学生或处理反馈，不能排成毫无间隔。兼职教师的真实可用时间与合同安排也要记录，不假设他们可以随时替课。

示例某老师每周课堂十二小时，备课六小时，批改三小时，反馈两小时，培训与会议一小时，总工作二十四小时。课堂占总时数50%，不是所有二十四小时都可出售为课堂。新增四小时课堂可能还带来额外准备和批改，应重新核算，并检查安全和教学质量，不能仅看课表上有四小时空白。

十、人员资格与筛查台账

记录员工身份核验、实际岗位、所需资格或注册、适用儿童工作筛查、核验方式、结果、到期日、限制、责任人和复核日期。州或领地规则、岗位与例外不同，普通犯罪记录检查不能自动替代儿童相关筛查。跨州、线上或新增活动时，应确认是否产生新的要求。

以NSW为例，适用雇主需要按官方系统核验相关状态，不能只收一张图片留档。Service NSW官方入口 ↗。台账只保存必要资料，限制访问；发现状态变化时及时按规定采取措施。另有行为边界、监督和投诉安排，不能将通过筛查理解为日后无需任何安全管理。

十一、学生入学与付款人信息表

记录必要的学生身份、课程、时间、付款及联系安排，对未成年人另核对适当监护、紧急联系人和接送安排。不同家庭情况可能涉及隐私或安全限制，工作人员应知道该向谁提供信息，不凭熟悉程度把学习记录发给任何自称亲属的人。收集资料时清楚说明用途、保存及访问。

将服务条款、价格、包含内容、取消或变更、投诉途径与必要同意分别呈现，避免用一个大勾选框混合所有事情。营销、照片或录影使用与提供核心课程所需资料应区分，学生能够理解各自选择。报名完成后确认课程与时间，避免销售口头承诺与正式安排不同。

十二、学生支持与合理调整计划

计划字段包括学生实际障碍、本人或适当联系人的意见、拟调整、资源、负责人、实施日期、效果证据和复核。关注怎样让学生参与及学习，不仅记录诊断名称。对适用教育服务，应结合当前反歧视和教育残障标准核查义务，教育标准本身也可能更新。教育部官方入口：Disability Standards for Education ↗。

例如与学生讨论材料格式、活动节奏、沟通方式或适当辅助，实施后询问是否有效。必要资料只向执行支持的人提供，不在班群或招生表中公开。不能因需要调整就自动拒绝，也不能承诺机构实际无法提供的支持；遇到复杂情况及时取得适当帮助并保留协商与决定依据。

十三、学生出席、缺课与补课记录

按实际日期记录出席、迟到、缺席、提前离开、适当原因、联系人和后续行动。补课记录要连接原课程和剩余课包，防止不同员工重复承诺。对儿童异常缺席或接送情况按既定安全程序处理，不能把出席表只当收费统计。

区分学生未参加、机构取消和其他情况，收费与补课依据按公平已披露条款和适用法律判断，不能统一扣课处理所有原因。若某班连续出现缺席，检查时间、体验或支持问题。受监管或资助课程的数据须准确，不能为了达到指标把未参加的学生改为出席，远程登录也不必然证明完成学习。

十四、预收学费与履约台账

每名学生列合同价值、已收款、已交付、剩余服务、暂停、补课、退款及争议，注明计算依据。简单等值课时可以帮助内部管理，但含不同阶段服务或材料的课程不能机械按节数推定法律退款。每次变更保留原记录和批准，不直接覆盖到无法解释。

示例一名学生购买十二次等值课程共720元，完成五次，内部每次价值60元，已完成金额300元，剩余七次420元。若共有三十名同等状态学生，剩余服务金额12,600元。此数不是机构可以分掉的利润，也不必然等同全部法律退款；应与未来实际成本、学生权益和适用保护安排一起核对。

十五、RTO预付保护检查页

适用RTO另设学生组别、同一课程预付金额、保护方式、有效期、额度、监管批准及负责人记录。先确认具体规则及机构类型，不能用普通银行余额代替所需保护安排，也不能将多次小额付款视为当然避开门槛。对国际学生、VSL及其他国内学生，确认保护机制实际覆盖哪些人。

将此页与逐人履约台账对照，人数、预付和未交付变化时同步检查。对适用ASQA安排，使用当前官方说明与表格，不以本章示例作为合规结论。ASQA官方入口：Accountability ↗。发现保护不足或无法继续交付时，立即升级处理，不能等年度审查。

十六、退款与课程变更审批表

每件记录学生要求、原承诺、已提供服务、事实证据、适用权利判断、拟解决方案、金额、批准人与完成日期。区分顾客改变主意、机构取消、服务问题和其他情形，按实际规则决定。内部政策不能排除依法适用的消费者保障。ACCC官方入口：消费者保障 ↗。

若决定退款，保存到账及课程账户调整证据；若提供补课或替代方案，记录学生的适当选择与完成情况，不只写“已沟通”。金额有争议时说明下一步和联系渠道，避免前台不断让学生重述事情。每月按原因汇总，用来修复排课、招生承诺和教学流程，不能把降低退款金额当成唯一绩效。

十七、十三周现金表：学期初收款不能平均当月收入

按周记录实际可用期初现金、学费、企业客户款、确认融资、工资及super、租金、材料、软件、税款、退款、贷款和其他支出。未来续报按有依据的情景预测，并写明不确定性。预收增长对应未来责任，现金和履约两张表必须一起看。

示例期初15,000元，第一周收8,000付10,000，期末13,000；第二周收5,000付9,000，期末9,000；第三周收3,000付8,000，期末4,000；第四周收4,000付7,000，期末1,000元。若设内部最低缓冲6,000元，第三周已经需要行动。这个缓冲是示例管理选择，应由实际波动与责任决定，不能代替偿付能力判断。

十八、学期与年度利润表：先统一期间

按实际教学与适当会计处理把收入、教师成本、场地、材料、招生、平台、管理、保险及其他费用放在同一期间，预收和应收单列。某月收到下期大额学费，不能据此说本月教学利润特别高。会计帮助确认收入及费用处理，老板另看班级贡献和现金。

表后加“老板必要劳动是否已计入”及“本期异常事项”，例如一次性企业项目、退款或搬迁。示例八个同条件班每班贡献1,780元，总贡献14,240元，机构本期未在班内计入的固定费用12,000元，则示例经营结果2,240元，融资、税及其他未包含项另查。先确认没有把同一管理费在班内外扣两次，再用结果判断业务。

十九、定价与折扣审批卡

填写原价、拟价、适用对象、课程范围、变更时间、是否影响已有合同、预计人数、单位贡献、教学容量和停止条件。招生、教学与财务共同核对，避免销售随口赠送大量批改或一对一支持，却没有老师和预算完成。对外总价及费用应清楚，不能用很低广告价吸引后再加入必须支付的隐藏费用。

示例每位收费600元、直接及获客成本400元，贡献200元；若九折收费540元且成本不变，贡献140元。原二十人贡献4,000元，需要至少二十九人、贡献4,060元才超过原金额，二十八人只产生3,920元。现实新增学生可能增加班级固定成本，因此这只是初步检验。批准后记录实际结果，不因报名数量增加就自动判定优惠成功。

二十、GST分类与会计资料页

按实际产品逐行记录课程内容、提供主体、购买对象、是否包含材料或其他服务、GST处理依据、凭证和复核人。补习、企业培训、资格课程和其他项目不能只因都有教学二字就全部作同样处理。需要时请注册税务顾问判断，分类变化保留生效日期与理由，不能由前台临时决定。

只为算术示范，假设已注册机构某项服务确属适用10%GST的应税供应，含税价格660元，则不含税收入600元、GST60元。若另一项课程经核实符合GST-free条件，其600元价格不应机械拆出同样GST。收入分析与实际发票保持一致；零税额与未注册也不是同一种状态。ATO官方教育供应解释入口 ↗。

二十一、场地比较与租约谈判页

记录学生可达性、教学用途、人数、无障碍、安全、噪声、接送、设备存储和可用时段，随后比较租金、outgoings、递增、GST、押金、装修、恢复及退出。房东免租与装修contribution另列支付条件、起算、追回和书面文件，不能把租赁中介口头承诺当作已进入合同。

示例专用场地每月基本租金3,000元、其他约定支出500元，每年42,000元；共享场地按每小时35元、每周二十小时、每年四十教学周计算为28,000元，初步差额14,000元。两方案还要补齐存储、非教学周使用、布置、取消、搬迁和原租约退出成本，才能判断。便宜时段若学生无法参加，也不是真正可替代方案。

二十二、开门与关门检查表

开门检查教室、通道、设备、电线、清洁、必要急救与应急安排，确认当天教师、学生支持和接送变化。活动涉及器材、实验或特殊风险时增加对应控制，不将普通教室清单直接套用。记录异常、当前隔离措施、负责人和解除条件，存在关键安全问题时有权暂停相关活动。

关门核对学生离开、授权接送与未解决事件，保护纸质及电子资料，按设备要求关闭或保存，锁门并确认下一位负责人知道未完成事项。若学生尚未被接走，不能因为老师下班就留下无人照看的孩子，应按事前安排和适用义务处理。检查频率是内部管理设计，不应被误读为全国统一法定表格。

二十三、儿童安全与事件记录

记录事件或担忧发生及获知的时间、地点、涉及角色、可观察事实、原话、即时措施、报告与联系、负责人和后续。事实与推测分开，避免未经调查的标签，也不让工作人员为补齐表格而延迟保护或必要报告。有即时危险先采取相应紧急行动；各州强制报告、举报行为或其他义务需要独立核查。

资料限制访问，保护学生和公平程序。不能要求学生重复讲述很多次或让普通招生人员自行开展不适当调查。机构应事先知道向谁升级、谁能暂停有风险接触、谁负责与适当人员沟通。完成记录并不代表事件关闭，后续支持、环境改进和适用外部程序仍需追踪。AIFS官方研究入口：强制报告差异 ↗。

二十四、家长与学生反馈页

反馈记录围绕约定目标、观察到的进展、尚未掌握的部分、采取的支持和下一步，不只写笼统好评。沟通时区分教学观察与未经专业确认的诊断，不为了续费承诺一定提分或进入某学校。邀请学生表达感受，年龄和情形合适时让其参与设定下一阶段目标。

每次反馈写日期、参与者、讨论事实、双方确认事项和复核时间。家長对课程或成绩的意见与安全投诉分开路由，紧急问题不要等学期末满意度调查。团队每期查看反馈主题，例如是否普遍不理解作业、时间太晚或沟通不及时，并选择具体改善，不把调查仅当收集宣传评价的渠道。

二十五、教学质量观察与改进记录

观察页列课程目标是否清楚、活动与目标是否一致、学生是否能参与、反馈是否有效、时间和材料是否适当，以及安全和支持措施是否落实。提前让教师理解目的与标准，保留具体事例及讨论，不根据一次偶然表现给出笼统结论。受监管课程的质量与评估要求另按实际标准执行。

改进计划写一到三项可执行动作、支持资源和再次观察时间。例如发现学生只会照着答案做，就调整练习情境并检验是否能迁移应用。若同样问题出现在多名教师，应检查教材或机构安排，而不只责备个人。质量指标同时看过程与合理成果，不用夸大分数或剔除困难学生来美化机构表现。

二十六、材料版权与内容版本清单

列每份教材、题库、图片、音乐、视频和软件的来源、权利人、许可范围、期限、允许复制或修改、适用人数或平台及证据位置。员工制作和外包开发的内容分别检查合同，不能因为付过费用就当然取得所有权。录播中含学生或第三方材料时，另核查使用和传播条件。

发布新版本前确认内容、答案和引用准确，旧版本留合理档案并告诉老师何时切换。若权利到期或课程出售，检查新主体能否继续使用，不随意复制整个外部学习平台。对符合条件的教育许可，按具体范围核查，不能用一个许可覆盖所有商业和公开用途。Copyright Agency教育许可入口 ↗。

二十七、平台、外包与供应商评估表

对学习平台、支付、场地、教材、代理和技术服务分别记录用途、关键要求、费用、服务标准、数据、取消、续费、转让和替代方案。试用时用适当测试资料验证教师和学生实际流程，不能只看销售演示。关键系统是否能导出所需记录、停订后如何访问，应在签约前确认。

示例平台甲每月300元，乙每月180元，表面每月省120元；若迁移及培训需2,400元，简单回收期二十个月，尚未计过渡错误或功能差异。平台可以更便宜却不适合当前阶段。合同台账设到期提醒与负责人，重大问题记录整改和备选方案，不等考试或报名当天故障才寻找出口。

二十八、个人资料与账号权限矩阵

矩阵按招生、教师、教学管理、财务、外包和老板列可访问资料。教师需要知道自己学生的适当学习支持，不等于需要查看所有家庭付款和健康记录；财务处理退款，也不必获得全部课堂录影。账户尽量使用岗位授权，保留机构控制和必要备份，密码不明文写入普通表格。

新入职、调岗、离职或业务出售时复核权限与资料去向。学生信息访问请求、错误发送或可疑登录都应有处理负责人。保留资料要有合法和业务依据，安全保存及到期处理不能只依个人习惯。发现可能泄露时启动适用评估与响应流程，不能以已经改了密码就认定所有后果消失。

二十九、宣传与成果证据审批页

每个宣传陈述列准确文字、适用课程、证据、期间、限制、图片或评价许可和批准人。升学、提分、就业、资格和政府认可尤其应核对，不把个别学生成绩推成所有人的结果。普通参加证明不能展示得像国家认可资格，课程未获相应批准时不能以即将获批暗示已经具备。

对成绩展示记录样本、起点、筛选与观察期间，避免只挑成功案例却让读者误解为普遍效果。收到资料更正或撤回使用许可时检查相关页面。广告代理提供文案，也需要机构核实事实，不能将准确性全部外包。发布前让实际教学负责人确认承诺可以交付，再由相应人员完成费用与法律检查。

三十、学期续报与离开原因表

确定本期哪些学生实际有适合的下一阶段，再统计被邀请、表示意向、已报名、已付费和最终开始。课程已完成目标的正常离开，与因投诉离开应分别分析。记录自愿说明的原因，避免为了报表完整要求学生提供不必要私人信息。续报预测应注明依据，不能直接记成已赚收入。

示例本期60名有下一阶段适配课程的学生，42名完成续报，续报率70%；另有10名完成目标且不适合继续，应在适配口径外清楚解释，而非偷偷从所有统计删除。不同口径比较时说明分母。根据原因安排改进，例如时间、支持或沟通，不能对每一位离开者都重复发送折扣营销。

三十一、每周经营会议页

会议页只放需要判断的事实：招生和适配、班级人数、教师与场地、缺课补课、学习支持、投诉安全、现金及到期事项。每项记录实际、计划、差异、行动、负责人和完成日。遇到数据不一致，先查原因，而不是让员工选择有利数字汇报。教学质量与现金都重要，不能只看新增收费。

每次会议先回看上周行动是否完成及效果，再决定本周少量关键任务。例如低人数班先核对咨询与时段，不立即推出整个平台折扣。无法解决的安全、人员资格或财务问题明确升级渠道和临时措施，不能永远停留在“继续观察”。小机构可以用一页记录，但重要决定应可追溯。

三十二、合伙出资与分工记录

分别列股权或合伙权益、出资承诺、到账、股东借款、岗位、工资、费用、分红条件和重大决策权限。课程开发、名师资源、招生渠道、担保和现金是不同贡献，商定如何确认及未完成承诺如何处理。不能仅凭两个人关系好就省掉真实文件，也不应在亏损后临时争论谁的辛苦更值钱。

退出部分列触发、通知、估值时点、估值人、付款、学生和教师沟通、知识产权、保证解除及争议程序，由律师转成适用协议。每期核对财务及工作分工，记录双方认可的变化。内部表帮助准备事实，不是完整法律文件；出资、劳动报酬和股份变化仍需按实际结构处理。

三十三、亏损改善实验表

对每项措施写问题证据、拟改变、对学生影响、所需现金、预期贡献、期限、成功标准和停止条件。先保护已承诺课程及安全，不用裁掉必要老师或冻结合理退款来制造表面改善。将过去投入与从现在开始的未来成本分开，决定是否继续应基于可行前景和现实责任。

示例一次课程调整投入1,500元，接下来五周预计额外现金消耗每周700元，试行增量预算5,000元。它不包含原有债务和正常支出，必须接到总现金表。到期看真实开班与贡献是否改善，未达条件不自动无限续试。出现偿付能力疑问及时取得专业意见，避免把长期预售当作永久融资。

三十四、停课或Teach-out逐人计划

记录每名学生剩余服务、预计完成时间、所需教师和设施、评估或证明、合理支持、付款与退款、联系安排及适用保护机制。停止新招生之后，保留完成课程所需资源，不认为没有新收入就可以不管在读学生。不能完成时，按实际权利及监管要求安排选择和后续。

每周核对计划与真实完成，异常写负责人和期限。转往其他机构要确认对方资质、课程适配、资源、费用和学生的适当选择，不把交出名单视为自动解除责任。TPS只适用特定群体，普通补习学生不能被承诺一律获政府兜底。教育部官方入口：学费保护服务 ↗。

三十五、出售尽调与交割索引

资料分为财务与预付责任、课程与版权、教师、场地、系统、合规、投诉及交接。索引写日期、版本、负责人和开放权限，潜在买家先看必要汇总，不群发儿童完整资料。每项关键风险对应证据与解决条件，未解决的监管或合同问题不能因价格已谈妥而消失。

交割清单另列资金、租约同意、个人保证、平台及付款、课程剩余、员工、数据与培训，说明何时完成、谁确认。RTO注册主体与普通资产转让的区别必须事前核查。双方合同分配责任不当然减少学生权利，完成后仍需跟踪保留款、退款、税务和记录请求。官方经营退出入口 ↗。

三十六、法规日历与资料核查表

按真实适用事项建立续期、申报、工资变化、筛查、保险、租约、注册、课程批准和记录义务日历。每条保留官方入口、核查日期、适用原因和负责人，区分已经生效、未来生效和仍在咨询的变化。不要把别州新闻或旧年度说明直接当作自己当前要求。

新增课程、跨州地点、在线交付、接收新类学生或改变经营主体时，触发一次专项复核。普通兴趣课、RTO、国际学生与高等教育的资料包应分清。外部顾问协助时明确其任务和交付证据，机构负责人仍要知道自己实际在提供什么服务、有哪些未解决条件，不将一次咨询当作永久合规保证。

三十七、开班前模拟与验收

模拟从咨询、适配、报名、收款、安排老师、进门或登录、教学、离开、反馈到退款的全过程，使用适当测试数据。检查前台、老师和平台对同一课程的描述是否一致，必要支持及安全安排能否执行。模拟老师缺席、平台故障和学生未被接走，确认谁会采取何种行动。

验收表写通过、待修复、负责人、期限和复核证据。影响合法授课、学生安全、付款正确或必要支持的关键缺陷未解决，不应仅为赶宣传日期忽略。开班后用真实但受保护的记录继续检查，发现流程与现实不一致就更新。工具的最终价值，是让学生获得承诺服务，同时让经营者看清成本、现金与责任。