供应商采购与库存

电商采购的任务是获得可销售、可履约、可追溯的商品

一件货的进价低，不代表它为网店创造利润。采购还决定到货时间、合格率、退货率、现金占用、网页承诺和发生问题时能否找到负责的人。电商供应链分散在工厂、批发商、货代、仓库、平台和承运人之间，老板要把这些环节连接成可验证的流程。

本章按从选品到退出供应商的顺序展开。所有金额、比例、交期和数量都是教学假设，不能当作市场行情、检验标准或海关税率。商品类别和进口安排不同，实际法律、检测、税务和生物安全要求必须分别核查。

一、先确定自己在供应链中的角色

向澳洲批发商买现成品牌、自己进口、委托工厂做自有品牌、让海外供应商直接发给顾客，责任和操作方式不同。列明谁是制造商、出口方、进口方、澳洲销售方、付款方及物流安排方，不要只用“我们做代发”概括所有关系。

即使供货商直接发货，面对顾客的销售承诺和适用消费者责任也不会自然消失。需要知道顾客看到的是谁的店、向谁付款、谁开具证明以及谁处理售后。条款中简单写“物流及质量由厂家承担”，不能代替法律判断和实际补救能力。

若经营模式改变，例如原来国内采购，后来自己从海外补货，就重新核查进口、标签、产品安全、税务和保险。不要沿用原供应商替你承担部分工作的假设。角色变化应触发采购档案更新，而不只是更新进价。

二、从顾客问题形成产品规格

写明目标用途、尺寸、材质、容量、颜色、兼容条件、包装、说明、标签和售后需求。规格应能检验，不能只写“质量好”“高级款”。例如尺寸容差、配件数量、包装保护和可接受外观差异，应与实际用途及必要技术要求对应。

把消费者页面会写出的承诺列在规格旁边。准备宣传防水、承重、儿童适用、可接触食品或特定功效，就要先知道支持这些说法需要什么证据。采购没有确认的特性，不应由文案人员凭图片自行添加。

保留规格版本和批准日期，每次修改确认影响到样品、测试、包装、成本和旧库存。供应商说“这次小改一下不影响”，仍需由适当人员判断。外观看起来相同的材料或零件替换，可能改变安全、寿命及合规情况。

三、寻找供应商时同时建立备选路径

候选可以来自品牌授权渠道、行业展会、制造商、批发商或合适的采购平台。每个渠道只提供线索，不代表已经完成审核。对身份、能力和产品证据的要求不应因“朋友介绍”或“平台认证”而消失。

先发同一份简短需求书，询问最小订单量、阶梯价格、样品、正常和旺季交期、付款、质量问题处理及可提供资料。比较回复是否具体一致；愿意低价接单但回避主体和技术问题的供应商，需要进一步核实。

对核心SKU预先调查第二来源，但不要未经检查直接互换。同款名称可能对应不同尺寸、材质或说明，替换后需重新确认顾客承诺和兼容性。备选供应链的价值在于真正经过验证，而不是通讯录里多一个联系人。

四、核实交易主体和真实履约能力

国内供应商核对主体、ABN、地址、联系人、发票及收款信息；海外交易核对相关企业资料、实际经营地点、出口安排和合同主体。品牌方、贸易商和工厂可能不同，问清谁生产、谁拥有产品资料、谁负责质量和赔偿。

小额试单可验证沟通、包装、真实交期及售后，但不能证明大批量质量完全相同。对高价值或高风险采购，可采用适当的现场审核、独立检查或专业评估，并确认检查范围与局限。视频参观和漂亮厂房照片不足以证明产能属于该供应商。

首次付款或账户变更，用独立确认过的联系方式核实。供应商邮件被入侵时，发票和签名可能看起来完全真实。采购、批准和付款尽量有合理分工，无法分工的小店至少设置二次核验和记录，不因“今天付才保留折扣”而跳过。

五、样品验收要覆盖顾客和履约两端

样品不只检查外观，还要试装、测尺寸、核配件、阅读说明、观察包装和模拟合理运输及使用情境。需要专业测试的项目由适当机构或人员处理，老板自己试用不能替代强制标准或其他法定要求。

对电商特别要记录实物颜色与照片差异、包装后体积重量、是否容易装错、是否需要额外保护、退货后能否安全再售，以及顾客常见误用。样品阶段发现这些问题，通常比大批量到货后补救便宜。

批准样品与规格一起保存，给编号和照片。约定量产不得未经批准改变材料、配件或包装，并明确发现差异时的通知及处理。对需要持续合规的产品，不能把一份多年以前、不对应现行型号的报告当作永久通行证。

六、先查产品规则，再承诺首批大订单

澳洲商品可能受强制安全标准、信息标准、禁令和类别监管约束。先按实际产品搜索ACCC Product Safety，并识别是否还涉及电气、化学品、治疗用品、食品或其他专门制度。海外认证名称不能直接证明符合澳洲全部要求。

产品证据应对应实际品牌、型号、材料、用途、适用标准版本及量产产品。询问报告出具主体、检测样品、日期和覆盖范围，必要时核实真实性。网页上找到一个相似型号通过检测，不足以替代当前进货商品的证据。

官方标准入口：https://www.productsafety.gov.au/business/search-mandatory-standards ↗ ；采购与测试说明：https://www.productsafety.gov.au/business/know-how-to-sell-safe-products/how-to-source-and-test-products ↗ 。采购负责人应保存查阅日期，并在标准或产品变化时重新检查。

七、进口前确认准入、标签和文件责任

按商品类别、原产地、用途和包装核查进口限制、许可、生物安全、关税及GST处理。木质包装、植物或动物材料、食品、化学品等可能有不同要求。请合适的报关、检疫或产品专业人士核对，不要因订单金额小就假设全部免要求。

列出商业发票、装箱单、运输文件、原产及相关许可证明等实际需要的资料，并确认谁提供、何时提供、错误如何修正。资料缺失可能导致延误、仓储、处理或退运成本，这些都应在付款前明确。

官方进口指南：https://business.gov.au/products-and-services/importing/importing-and-your-business ↗ 。指南是找适用机构的入口，不是对某个商品自动批准。若货代承诺“包清关”，仍要确认实际进口主体、申报责任、付款范围及能否取得合法完整记录。

八、把报价换成到库合格品成本

报价表至少分商品、国际与国内运输、保险、关税及不可抵扣税费、清关和相关服务、检测、标签、包装及预计损耗。可抵扣GST与真实成本分开，但其付款和回收时点仍进入现金预测。不要把所有进口税费一律当作最终成本，也不要一律忽略。

假设买1,000件，每件8，总货款8,000；运保1,500，假设本例实际关税及清关相关不可抵扣成本900，检测和标签600，总成本11,000。若只有950件可正常销售，分摊到每件合格品为11.58左右，而不是进价8或按1,000件算出的11。

这个例子中的900不是通用税率，实际分类与税务另算。若供应商依法或依合同赔偿不合格品，应按实际确认金额调整；未收到且不确定能收回的索赔不能直接当现金。采购比较应同时看合格品成本和资金风险。

九、低价大起订量可能把折扣变成滞销

假设小订单300件，每件12，货款3,600；大订单1,000件，每件10，货款10,000。大单看似每件省2，却比小单多占用6,400现金。若月需求仅100件，大单相当于十个月销量，小单三个月，尚未考虑安全库存、交期和增长变化。

问自己是否有证据支持未来需求、产品会否过季、是否占用仓位、标签和标准会否变化。不能把全部货物都按原售价计算成未来利润，忽略折扣、破损、退货和资金成本。

谈判可以从分批交付、分批付款、混款起订、少量试销、滚动预测或后续订单累计价格入手。供应商也有生产和材料成本，可提供真实需求计划换取灵活安排。尚未验证销量时，不宜为单价折扣承担无法取消的大额采购承诺。

十、比较付款条件时计算资金被占用多久

预付全款、订金加出货前尾款、收货后账期，分别把资金风险放在不同位置。写出现金时间线：付订金、生产、付尾款、运输、清关、上架、销售、平台结算。账面毛利相同，资金被占用三个月与两周的生意并不一样。

假设货款20,000，订金30%为6,000，出货前支付14,000；从订金到出货四周，运输及入库两周，上架后再四周完成主要销售。资金从第一天就开始被占用，而不是商品上架才开始。平台延迟结算还会延后可用现金回收。

谈付款条件时提出可验证的交换，例如先小批准时付款，再争取部分账期；或以明确需求预测换分批出货。不要为了账期接受不合理高价或个人无限担保。额度、逾期费用、争议金额如何处理及暂停供货条件应写入合同并审阅。

十一、汇率变化要进入订单预算

外币报价需写清币种、有效期、汇款费用、谁承担中间银行费用及尾款换算方式。不要用网上看到的中间价当作实际付款汇率，银行或支付商的点差和费用会改变到库成本。

假设应付美元10,000，按每澳元兑换0.70美元计算需要14,285.71澳元；若付款时变为0.65，需要15,384.62澳元，增加约1,098.90。这里只示范汇率敏感性，没有计手续费，也不是汇率预测。

采购批准表可列基准汇率和不利情境下利润、现金是否仍可接受。涉及远期或其他金融安排时，要理解成本、义务和风险，向适当专业人士咨询。简单的小订单也可以通过缩短报价有效期、分批采购及预留缓冲降低暴露，不能假定汇率总会有利。

十二、运输条款必须写明地点、责任和费用

国际贸易条款可能影响交货、风险、运输安排和费用分配，但不是整份合同，也不能自动解决所有权、付款、质量和争议。若使用Incoterms等约定，应准确写适用版本、具体条款及指定地点，并让熟悉实际运输的人解释。

向货代索取费用拆分：起运地、国际段、目的地、港口、文件、查验、仓储、滞期、内陆运输及保险。确认哪些是固定报价、哪些按实际产生，报价期限和货物尺寸重量发生变化时如何调整。

“送到门”需要进一步确认是送到路边、卸货区还是指定仓位，谁提供尾板、叉车、预约和卸货人员。商品到达时无法卸货，可能产生额外费用和延误。仓库地址、开放时间、车辆限制与预约号码应在发运前确认。

十三、采购合同应把异常写在正常交付旁边

核心条款包括规格版本、数量、价格与税费、付款、生产与交付里程碑、验收、质量异议、返修替换退款、文件、知识产权、保密、责任、保险、终止和争议。不要只签一张写着总价与交期的报价单，就认为所有关键风险已分配。

对延迟、短装、材料替换、检测不合格和运输损坏分别写处理路径。哪些可以拒收，谁支付重新检验和运输，何时给出补救方案，无法补救时怎样退出，都应谈清。违约条款需可执行并适合具体法律，不把网上模板的高额罚金当成必然有效。

适用的不公平合同条款法律可能保护小企业，但并非所有不利条款都自动无效，最终判断由法院作出。应先审阅和谈判，不能计划签后再靠投诉解决。ACCC合同说明：https://www.accc.gov.au/business/selling-products-and-services/contracts ↗ 。

十四、把谈判重点排成交换清单

先确定最重要的三项，例如少量起订、稳定交期和质量补救。再列可以交换的事项，如较长预测周期、统一包装、固定下单日或合理数量承诺。供应商不愿降价时，较低起订或延后尾款可能对你的现金更有价值。

询价可以这样写：“我们计划先验证300件，按附件规格验收。请分别报价300件与600件，列到库前各项费用、交期、付款及不合格品处理。若前两批达标，我们愿讨论滚动三个月计划，但尚不承诺固定年度量。”这种表述给对方具体条件，也防止试探性预测被当成确定订单。

谈判后将口头同意汇总成书面版本，请对应有权人员确认。聊天中一句“可以支持”可能只表示愿意讨论，不等于财务、生产和售后都接受。下单前核对最终订单与合同是否一致，尤其避免新版报价悄悄撤回之前谈好的条件。

十五、供应商补贴和赠品也有真实成本

供应商可能提供广告contribution、免费包装、首批赠品或平台活动补贴。逐项确认现金还是抵扣、何时支付、需要什么证明、是否含税、最低采购量、独家限制、提前终止追回以及销售不达标的后果。

假设供应商给3,000推广支持，但要求额外购买500件每件10的商品，新增采购5,000。即使补贴全部及时收到，前期净增加资金投入仍为2,000，并产生500件销售及仓储风险。不能只把3,000写成免费利润，忽略为获得它承担的义务。

联合广告还要约定品牌素材、广告事实、审核、使用期限及客户数据。供货商要求夸大效果或制造虚假评价时，不能以“他们付钱”为理由照做。补贴不改变你对自己发布内容的责任。

十六、自有品牌要把模具、图稿和品牌权利写清

商品印上自己的名字，不代表设计、模具和照片都属于你。分别确定原有知识产权、新开发成果、商标、包装图稿、模具所有权、保管、维护、转移及终止后使用限制。付款项目和权利转移条件应对应，避免生产费用与开发费用混淆。

商业名称、域名和社交账号并不等同于商标注册。选品牌前进行合适检索，并评估实际类别和市场，必要时请知识产权专业人士协助。IP Australia入口：https://www.ipaustralia.gov.au/trade-marks ↗ 。不能让工厂随便从网上找图印到包装上。

若更换工厂，确认能否获得可用图稿、模具和技术资料，旧厂是否仍能销售带你品牌的剩余品，以及如何处理不合格品和余料。把这些问题留到关系恶化时，通常更难谈妥。

十七、品牌转售和独家经销要审查边界

确认采购商品的真实来源、品牌授权及营销素材使用范围。若合同限制地区、渠道、平台、出口或促销，应评估是否适合自己的业务，并核查相关法律；不能从“我买到真货”直接推导出所有广告及分销权利都无限制。

独家协议要问清是哪个地区、产品、渠道和期限，品牌能否自营销售，已有客户或大型平台是否例外。若独家附带最低采购量，按保守销量计算资金和退出成本，不能只看到“独家”两个字就提高订单。

供应商施加最低转售价可能涉及禁止的resale price maintenance，不能因为合同写了就默认合法。建议零售价与限制最低售价不同，具体安排应审查。官方说明：https://www.accc.gov.au/business/competition-and-exemptions/minimum-resale-prices ↗ 。

十八、采购订单应成为可追踪的执行记录

每张订单有唯一编号，引用批准的规格、报价、数量、交付地点、付款安排和合同条件。写清是否允许部分交付、超交短交、替代品以及如何确认交期。供应商回签或明确接受后，保存版本，避免仅依靠散落聊天。

订单状态至少分待批准、已下单、生产中、待检验、已发运、到货待验、已入可售库存和已结清。每个状态转换有证据，例如发运不能只凭销售代表说“已经安排”，要有对应运输资料；到货也不等于验收通过。

采购负责人每周复核开放订单，确认预计时间、未付金额、缺失资料和影响到的客户承诺。发现延迟先更新真实计划，再决定是否补货或调整销售页面。不能让旧预计日期一直留在系统里，造成库存看似即将到货而持续超卖。

十九、补货点同时考虑在途、预留和需求波动

一个实用的库存位置定义是可用现货加可靠在途，减去已承诺但尚未履约的数量。注意系统若已从可用库存扣除预留，就不能再扣一次。先统一字段口径，再写补货公式。

假设平均每周售出60件，从下单到可用入库需四周，计划安全库存90，简化补货点为330件。若现货260、可靠在途100、已承诺未扣的数量50，库存位置为310，低于330，需要评估补货。安全库存90是经营假设，不是所有商品都应采用的标准。

还要考虑需求波动、交期不稳定、促销、整箱量和保质期。新商品没有可靠历史时，分批验证比把不确定预测写成精确数字更合理。发生断货的历史销量会低估真实需求，补货分析需识别缺货日期，而不是简单取销售平均。

二十、促销前把供应、页面和现金同时确认

活动负责人提供SKU、预计订单、日期、渠道、折扣、赠品和包装要求；采购确认可售与在途数量；仓库确认到货验收和出库能力；财务确认采购及广告付款。任一关键前提未成立，就调整活动范围和承诺。

假设活动预计卖800件，可售350，已确认能及时到库并验收的在途300，可用合计650，缺口150。不能因为还有一张未确认生产日期的采购单，就对外按800件宣传现货。可以降低活动量、分清预售条件或调整时间。

促销后复核预测误差及实际贡献，把赠品、退货、缺货取消和加急采购计入。活动销量高并不证明供应计划成功；如果为了补货支付大量空运并遗留滞销包装，需把这些后果纳入下次决策。

二十一、到货验收分数量、质量和文件三层

收货先记录外包装和运输异常，再核对箱数、SKU、件数、批次及文件。按预先批准的风险和检验方案进行质量核验；抽检方式应适合商品与法规，不能随意规定一个比例就称为专业质量保证。

有问题的商品进入隔离状态，系统也应阻止销售。未确定是否安全时，不应一边调查一边继续发货。验收记录写订单、日期、检查人、样本或检查范围、结果、照片、差异、供应商通知和最终处理。

采购、收货及财务采用订单、收货记录和发票对应核验。发票金额正确并不代表货物合格，仓库签收也不代表接受所有质量问题。确认合同中的通知期限，但不能用内部期限替代法定责任分析。

二十二、批次追溯必须能找到已经卖出的货

建立供应商批次、到货批次、仓位和销售订单之间的对应。对于有适用序列号、效期或其他追溯要求的商品，记录相应信息。顾客只报订单号时，应能定位所售产品范围，不必把所有历史订单都当成未知风险。

假设某批到货1,000件，已售600，在库330，退回待处理20，留样5，已记录销毁10，尚有35件未解释。这个差额需要调查，不能为了让表格平衡而随意写成损耗。订单取消、换货、调仓和赠品都可能是缺失路径。

追溯系统要定期演练：从一个批次找到所有相关订单，再从随机订单倒查来源。依赖每位员工记忆无法扩张；只记录总库存也不足以定位具体问题。发生供应商换标或批次混合时，保留映射关系和变更记录。

二十三、出现质量投诉时同时保护顾客和证据

客服收到损坏、功能不符或安全投诉，记录订单、型号、批次、使用情境、顾客描述及适当证据。涉及潜在安全问题时及时升级并采取合适停售、隔离和其他措施，不能等供应商同意赔钱后才开始处理。

对顾客的法定补救与向供应商追偿是两条并行流程。应按适用消费者法律处理，不能要求顾客先寄到海外、等工厂确认或接受低额代金券作为唯一方案。内部索赔可以另行准备合同、检验、运输和费用证据。

保存原始照片和沟通，避免在未查明时下结论或承诺无法实现的结果。需报告或召回的情形按法律及时办理。官方强制报告入口：https://www.productsafety.gov.au/business/make-a-mandatory-report ↗ ；具体触发、期限和例外应查对应指引，不能用普通售后时限代替。

二十四、退货责任要在采购时谈，而不是坏货到仓后谈

分别约定到货即坏、缺件、批次问题、使用后缺陷、运输损坏及非质量滞销的处理。谁评估、谁支付返运、是否需要授权编号、多久处理、补发还是退款、涉及顾客补救费用时如何追偿，都应清楚。

供应商愿意换货，仍可能让你承担运费和人工。假设每月50件缺陷品，处理及物流平均每件14，额外成本700。即使供应商免费补同样数量的产品，这700仍可能由你承担，采购比较应纳入。

不能把供应商不接受滞销退货误写成消费者没有法定质量权利。批发商业合同、面向消费者的售后义务和自愿改变主意政策各自有边界。团队培训时用三个不同例子说明，避免把上游条款直接复制到网站。

二十五、代发供应商需要更严格的实时协作

代发并未消除库存风险，而是把部分控制交给供应商。约定库存更新频率、预留机制、截单、包装、品牌资料、可接受替代、追踪上传、退货地址和异常通知。顾客不应收到陌生卖家发票、错误促销品或未经说明的拆单。

先做真实测试订单，覆盖不同地址、多个SKU、取消、地址修改和退货。检查实际包装、承运扫描、时限及客服配合，而不仅看系统显示“已发货”。假追踪或仅创建标签没有交运，会让顾客和平台同时失去信任。

供应商处理顾客地址等信息时，明确必要用途、访问限制、保存、分包及跨境数据问题。不能默认对方可以利用你的顾客名单自行营销。若无法获得合理控制或必要证据，应缩小合作范围或选择其他供应方式。

二十六、物流服务商也属于需要管理的供应商

比较配送服务时按真实包裹结构报价，包括尺寸、重量、地区、住宅或商业地址、签收、保险、偏远附加费和失败投递。只看“首重几元”容易低估实际账单。对退件、查件和索赔流程也要测试。

每月从账单抽样核对计费重量、地址分类、重复收费和服务是否实际提供。若包装体积较大，计费规则可能使运输费高于实重估计；应让服务商书面解释适用计算及争议流程，不凭想象设所有包裹的运费。

为核心区域准备可行备选，但更换服务需同步网站承诺、系统标签、仓库交接和客服话术。未验证的新服务不宜在最大促销当天直接全量切换。使用平台购买运单时，也要知道索赔对象和实际合同关系。

二十七、软件供应商决定数据能否带走

网店平台、库存系统、邮件服务和插件都是供应链的一部分。采购前核查收费单位、交易或订单附加费、功能限制、自动续费、数据导出、接口、支持、事故通知及终止后保存时间。月费低但导不出完整商品和订单数据，未来迁移可能更贵。

用实际样本导出一次商品、变体、订单、退款、客户同意和库存记录，检查字段是否完整、能否阅读及重新导入。不要只接受“支持CSV”四个字，因为一个只有汇总金额的表可能无法支撑售后、财务和迁移。

减少无必要的插件权限，明确谁拥有管理员、账单和恢复账号。升级前保留适当备份并在测试环境检查关键流程。供应商停止服务或涨价时，企业应有可行退出路径，而不是只能接受任何新条件。

二十八、评分表既看价格也看实际表现

给供应商建立简洁月度表：准时足量交付、合格率、文件完整、响应与补救、成本差异和重大异常。指标口径应固定，例如按承诺批次而非最终拆成的发货次数计算准时率，避免数据失真。

假设十次约定交付中八次按时足量完成，表现为80%；若把两次迟到的订单拆成多个快递包裹，并用包裹数量作分母，就无法公平评价。质量评价也应结合风险，不能用大量廉价配件合格掩盖一个关键安全问题。

与供应商讨论具体改善计划，约定责任、日期和复核。表现持续不达标时缩减风险暴露或更换来源。评分不是为了制造复杂表格，而是让续约、下单和付款条件有证据依据。

二十九、集中采购与多来源之间做实际取舍

集中向一家采购可能降低沟通和运费，但增加断供、议价和质量事件影响。多来源提供选择，却需要额外样品、合规、系统和库存管理。不能简单认为供应商越多越安全，未经验证的来源可能增加错误。

按商品重要性和替代难度分层。核心畅销品、独特配件和长交期产品优先准备备选或合适缓冲；普通包装可保持较简单采购。为每个关键SKU写断供后的可维持时间、替代验证周期和对销售的影响。

如果某供应商贡献大部分销售，安排定期管理沟通并关注产能、交期和合作变化。对方换工厂、停产或改变地区代理时，尽早获得通知。把关系维护与书面控制结合，既不只靠合同，也不只靠私人交情。

三十、对账、折让和返利必须能追到原订单

每月核对期初余额、发票、付款、贷项、返利和期末余额。质量赔偿、促销补贴及数量返利单独跟踪，写清对应订单、条件、到期日和已收金额。口头承诺的返利不能长期当作已到账现金。

假设供应商月结发票18,000，已确认质量贷项600，已确认应付余额17,400；你只支付15,000，仍有2,400待付。若另外申请的500赔偿还未获确认，不应自行假定余额变为1,900并结束对账，除非有合法且适用的依据或协议。

差异表交由指定人员跟进，并核对税务及账务处理。不能用一笔不明“杂项调整”掩盖未解决争议。离职、换系统或卖生意前，这些长期悬挂款项尤其需要整理，否则可能在交割后突然变成争执。

三十一、所有权保留和担保条款不能忽略

供应商可能主张retention of title或其他担保权益，融资人也可能对存货等财产有权益。商品在你的仓库不必然代表可以不受限制地处置；预付货物在供应商仓库也不必然获得充分保护。按实际合同和PPSA框架获取专业判断。

PPSR的登记、查询、时点和优先顺序需要正确操作，不是简单写一句“货是我的”就足够。批发、寄售、信贷和设备等安排尤其要核对。官方零售资料：https://www.ppsr.gov.au/education-hub/protecting-your-business-assets/retail ↗ 。

签个人担保前明确范围、上限、持续时间、未来订单、变更和释放机制。公司关闭、转股或停止采购，不代表个人担保自动结束。若不接受某条件，应在交易前谈替代安排，而不是发生违约后才发现其存在。

三十二、供应商发生困难时先控制新增风险

出现重复延期、联系中断、要求突然全额预付、质量明显下降或异常换账户时，先核实事实。不是每次延误都代表倒闭，但应停止无依据扩大暴露，复查已付款、在制品、在途、所有权和顾客承诺。

准备替代履约、顾客通知和现金情境。已付订金能否收回取决于合同、资产、担保及程序，不要把追回款当成确定的下周现金。若供应商进入正式破产或重组程序，按适当渠道提交证据并获取专业协助。

对外沟通只陈述已核实事实，不公开散播未经确认的指控。内部则需要快速更新商品可售状态和交期，避免继续接受明知无法按承诺完成的订单。采购危机应由经营、客服和财务一起处理。

三十三、终止合作之前完成迁移清单

核对通知期、未交订单、订金、欠款、返利、库存、模具、图稿、数据、保密和售后责任。新供应商已经找到，不代表旧合同可以随时无成本退出。对仍在保修或需要配件支持的商品，应安排后续服务。

迁移采用可控批次：验证替代品、更新商品资料、分清新旧批次、培训客服和仓库、保留退货识别。若规格变化影响用途或兼容性，应准确告知顾客，不能沿用旧页面掩盖差异。

终止后归档最终结算、权利释放和资料交付证据，撤销不再需要的系统权限。保留法定及经营需要的交易和产品记录，不能因为不再合作就删除追溯资料。关系结束与责任结束不是同一时点。

三十四、可直接使用的采购批准页

每次重要采购用一页纸汇总下表，附件放证据。批准人要能够解释为什么购买、为何选这家、成本怎样算、异常怎样处理以及钱什么时候回来。若关键格子还空着，就应先补资料或缩小试单。

签字后把计划与实际对比，尤其看交期、合格数量、总成本和售后差异。采购能力来自这些复盘积累：知道哪种商品值得重复买，哪种条款需要改，哪位供应商能稳定交付，而不是只在第一次谈判中拿到漂亮折扣。 采购审批还应设置有效期。若付款前汇率、运费、交期、材料或销售预测明显变化，原批准应重新评估。尤其当一笔原计划四周到货的订单变成十二周，需求可能已经过季，旧利润表不能继续直接使用。把变化后的现金最低点和可取消成本交回批准人，留下继续、缩量或取消的决定与依据。